LMS и интранет: как обучить и объединить сотрудников?

Корпоративная культура — это не только набор особых правил и весёлые корпоративы. Это и ежедневное общение с сотрудниками, адаптация новичков и помощь в обучении специалистов. Специально для таких целей создаются интранет-порталы и внедряются LMS.

Мы составили небольшой FAQ для тех, кто хочет разобраться в этих полезных инструментах, и применить их в своей компании. 

LMS: что это такое?

Система управления обучением, или LMS, — это специальная менеджерская программа, которая помогает осуществлять обучение персонала. Она предназначена для администрирования, ведения документации, отслеживания результатов и отчетности. Обучение проходит в электронном формате, поэтому такой вариант особенно удобен удаленным сотрудникам. Обучаться по LMS могут как штатные сотрудники, так и новички в период адаптации. При правильном использовании, LMS может быть ценным инструментом, который повышает эффективность обучения и одновременно снижает финансовые и временные затраты.

Какие функции у LMS системы?

LMS выполняет три основные функции:

  1. Систематизирует обучающие материалы
  2. Содержит проверочные задания для закрепления результата обучения
  3. Оценивает прогресс

Функции LMS могут различаться. Мы уже делали подборку из 10 систем дистанционного обучения и описывали самые популярные LMS. Как правило, в системе можно создавать курсы, управлять ими и делиться с учащимися. А еще автоматизировать проверочные тесты, обмениваться сообщениями, общаться по видеосвязи и многое другое. Функции LMS могут персонализировано оформляться  специально под каждую компанию. 

Когда LMS полезна для HR?

  • во время адаптации новичков;
  • при регулярном обучении сотрудников;
  • при обучении удаленных сотрудников и команд;
  • для проведения аттестаций;
  • для подготовки кадрового резерва.

Какие преимущества у LMS?

  • доступ к базе обучающих материалов в любое удобное для сотрудников время;
  • самостоятельная разработка курсов под нужды вашей компании;
  • отслеживание успеваемости в режиме онлайн;
  • повторное использование учебных материалов. 

HRIS/HRM и системы управления обучением: как связаны?

В наше время LMS внедряют во многих компаниях. Обучающие системы часто используется совместно с HRIS/HRM-системами. Специалисты по управлению персоналом не только автоматизируют HR, но и обучают персонал. Например, Hurma System уже активно работает над внедрением LMS. Следите за обновлениями!

Таким образом, LMS — важный элемент успешной компании, которая заботится о развитии своих сотрудников, а значит и о развитии компании в целом. Системы управления обучением могут быть одной из функций HRIS/HRM-систем, отдельным ПО или же создаваться с базой данных в интранете компании. Далее поговорим о нем подробнее. 

Что такое интранет? 

Многие из нас знакомы с понятием «Интернет», но что же такое «интранет»? Интранет — это мини-версия Всемирной сети, или внутрикорпоративный сайт. Он ограничен виртуальным пространством отдельной компании. Интранет охватывает все отделы компании, предоставляя доступ всем сотрудникам компании к корпоративному сайту. 

Главная цель интранета в компании — объединение в одном месте всей корпоративной информации и создание площадки для более простой коммуникации между сотрудниками.

Как можно использовать интранет? 

Существует несколько подходов к использованию интранета внутри компании.

  1. Корпоративный портал, который помогает персоналу работать с внутренней информацией организации.
  2. ECM-система, которая управляет корпоративным контентом, хранит данные, и предоставляет сотрудникам доступ к документам.
  3. Социальная сеть, которая ориентирована на построении коммуникации между сотрудниками.

Зачем нужна интрасеть?

Интранет используют, чтобы:

  • найти нужную внутрикорпоративную информацию;
  • получить доступ к собственным информационным ресурсам;
  • совместно с коллегами работать с документами;
  • вести обсуждения и дискуссии в общих чатах;
  • мониторить бизнес-процессы;
  • создавать опросы, обрабатывать заявки от сотрудников;
  • вести отчетность. 

Как внедрять интранет?

Внедрение интранета происходит постепенно и пошагово. HR-специалисту важно донести руководству его пользу и необходимость. Перед общением с руководителем, определите главные преимущества пользования сети интранет для компании, посчитайте возможные финансовые выгоды и затраты. Если руководитель готов развивать корпоративный портал, то впереди вас ждут следующие шаги:

Шаг 1. Планирование

Определите с руководством цели, которых вы хотите достичь. Например: «Сплотить команду проекта, объединив все отделы для лучшего взаимодействия и продуктивности». Спросите у самих сотрудников, как они относятся к внедрению нового корпоративного портала. 

Шаг 2. Создание структуры

Обсудите с разработчиками архитектуру портала. Какая информация должна быть на сайте? Как она будет структурироваться? 

Шаг 3. Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов

Корпоративный сайт должен не только удобно хранить всю информацию, а и автоматизировать базовые процессы в компании. К примеру, новичок может автоматически получать инструкции на каждый рабочий день, а сотрудники компании — уведомления о корпоративных событиях.

Шаг 4. Тест системы и обучение пользователей

Перед тем, как добавлять пользователей, протестируйте систему некоторое время. Удобно ли расположена базовая информация? Заполнены ли разделы? Есть ли в целом баги в системе? Только после этого создайте понятную инструкцию, расскажите сотрудникам каковы функции системы, что и где располагается,

Шаг 5. Организация корпоративного комьюнити

Именно HR-специалистам стоит активно заниматься публикациями в портале, особенно в первое время. Вам предстоит нелегкая задача — перенести все рабочие коммуникации персонала из Slack, Skype или других мессенджеров в собственный социальный интранет. Мотивировать персонал активно пользоваться сайтом — одна из сложнейших функций. Но если все организовано правильно, то в скором времени сотрудники привыкнут к новому инструменту.

Интранет и экстранет 

Скорее всего, если вы слышали об интранете, то встречались и с понятием «экстранет». Что же это такое? Экстранетом называют корпоративный портал, который предназначен не только для сотрудников и руководителей, но и для внешнего взаимодействия с кандидатами, клиентами, партнерами.

Интранет основан на базовых протоколах HTTP и HTTPS и доступен для его пользователей с любого компьютера через веб-браузер. В экстранете особенно важна аутентификация пользователей и защита от несанкционированного доступа. У них четко разграничены права — у каждого пользователя свой доступ к определенным функциям. Например, пользователь-сотрудник не имеет доступ к файлам, которые доступны пользователю-партнеру компании. 

Почему важно создавать собственные площадки?

Отсутствие обучения — одна из причин ухода талантов. Решение о создании собственных обучающих программ, которые мотивируют и «прокачивают» скиллы сотрудников, будет отличным выходом. А создание внутрикорпоративных площадок для сотрудников улучшает бренд работодателей в глазах соискателей.

А собственный интранет добавляет веса компании в глазах соискателей, повышая бренд работодателя.