Командировка в Украине: как правильно оформить в 2019

Командировка — это понятие, знакомое каждому работающему человеку. Часто сотрудники с высокими профессиональными навыками командируются в рамках своей корпорации, чтобы делиться знаниями с другими или временно выполнять свои задачи за пределами основного места работы.

Сегодня мы поговорим о том, что такое командировка на законодательном уровне, как правильно оформлять командировочные дни в документах, и разберем систему оплаты командировок. 

Как законодательство определяет командировку?

Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу определяет командировку, как служебную поездку в другой населенный пункт, которая реализуется по распоряжению руководителя. В ней работник выполняет поручения вне места его постоянной работы и делает это в определенный срок. Обычно расходы командированного финансово обеспечиваются компанией и документально оформляются. Если работа сотрудника компании носит разъездной характер или он выполняет свои должностные обязанности в пути, то это нельзя назвать командировкой. 

Правила оформления командировки 

Законодательство не подразумевает единого стандарта оформления служебной командировки. Каждая компания имеет свои условия и правила. Они могут быть перечислены в коллективном договоре или оформлены отдельным документом. Он обычно содержит такие пункты:

  • процедура выдачи аванса командированному и его размер;
  • суточный расход;
  • указанный расход на проживание с ограничениями по сумме;
  • указанный расход на проезд с ограничениями по сумме (порядок приобретения железнодорожных и авиабилетов, услуги такси);
  • срок командировки (даты ее начала и конца);
  • критерии, которые определяют данную служебную поездку как командировку.

Кто именно из работников будет направлен в командировку и на какой срок обычно решает руководитель и регулируется такая поездка внутренними правилами компании.

Оформляя отдельный документ, используйте нормы Инструкции и постановления Кабмина от 02.02.2011 г. № 98 «О суммах и составе расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств». 

Именно на эти документы обязательно необходимо ссылаться, оформляя командировку сотрудника, если ваше предприятие частично или полностью финансируется за счет бюджетных средств. Компании, которые не получают такие средства, не обязаны учитывать требования Инструкции и Постановления №98.

Составляем приказ о направлении работника в командировку

Приказ или распоряжение о направлении командированного составляется руководителем и обычно содержит:

  • ФИО работника и его должность;
  • место командировки (страна, город);
  • указание предприятия или филиала, куда направляется работник;
  • цель поездки;
  • даты поездки (начало и окончание командировки);
  • копия приглашения с переводом (если командированный отправляется по приглашению в другую страну).

Пример приказа о направлении

ООО «Компания»

ПРИКАЗ

о направлении в командировку Петрова И. В.

Приказываю:

1. В связи с открытием нового филиала №15 направляю менеджера по продажам Петрова И. В. в командировку в город Одесса в ООО «Компания» сроком на 14 дней (с 01.10.2019 г. по 14.10.2019 г.) для проведения переговоров с потенциальными поставщиками и заключения договора на поставку первой партии товара. 

2. Бухгалтерии (Ивановой П. В.) выдать Петрову И. В. аванс на командировку в размере, предусмотренном сметой расходов на командировку (приложение к приказу).

3. Петрову И. В. после возвращения из командировки отчитаться о сумме израсходованных средств в порядке, предусмотренном законодательством. (приложение: смета расходов на командировку).

Директор (подпись) И. П. Васильев

С приказом ознакомлен: 

Менеджер по продажам 30.09.2019 (подпись) Петров И. В.

Бухгалтер 30.09.2019 (подпись) Иванова П. В.

Также, вы можете скачать и заполнить специальный бланк здесь.

После того, как приказ оформлен и подписан, его копию следует отдать работнику. Этот документ позволяет не платить туристический сбор за проживание в гостинице в городе, где планируется командировка. 

Как работнику подтвердить свои расходы в командировке?

Сотруднику, который отправляется в командировку, могут быть возмещены такие расходы:

  • оформление загранпаспортов и виз;
  • страхование;
  • проезд (к месту командировки и по месту);
  • проживание в гостинице / отеле / апартаментах + бытовые услуги (например, стирка и глажка одежды);
  • питание;
  • мобильная связь.

Эти расходы не облагаются налогами, если сотрудник предоставляет документы, которые их подтверждают. А именно:

  • ж/д билеты и авиабилеты (или их электронные версии при наличии посадочного талона);
  • квитанции и счета, подтверждающие проживание сотрудника в гостинице или других местах;
  • страховка.

Также не облагаются налогом суточные расходы и другие финансовые траты на собственные нужды в командировке.

Размер командировочного аванса 

Согласно Инструкции, командированный сотрудник должен быть обеспечен авансом. Работодатель обычно самостоятельно определяет сумму аванса. Ст. 121 КЗоТ отмечает такие выплаты:

  • суточные на все время командировки (не более 0,1 размера минимальной заработной платы на 1 января налогового года в расчете за каждый календарный день);
  • стоимость проезда туда-обратно;
  • сумма для аренды жилья на время командировки. 

Аванс выдается как наличными из кассы, так и безналично (на платежную карту).

Командировка по Украине подразумевает выплату аванса в гривнах. Если сотрудник командируется за границу, то аванс выплачивается в национальной валюте этой страны или любой другой, удобной для конвертации. 

Сумма суточных при командировке за границу по закону составляет не более 80 евро
за каждый календарный день. Работодатель насчитывает сумму согласно курсу, установленному Нацбанком в этот день.

Продление или отмена командировки 

Бывает, что сотрудник по не зависящим от него причинам вынужден продлить свое пребывание в командировке. В этом случае работник должен предоставить документы, доказывающие причины такого решения. Их он должен прояснить в докладной, которую нужно подать по приезду на основное место работы. Тогда руководитель оформляет приказ, на основании его докладной записки.

Пример докладной записки

Директору ООО «Компания»

Васильеву И. П.

Менеджера по продажам Петрова И. В.

Докладная записка

В связи с отменой авиарейса ODS–KBP 14.10.2019. в 20:30 прошу продлить срок моей командировки до 15.10.2019.

Приложение: уведомление от авиаперевозчика. 

Менеджер по продажам 16.10.2019     (подпись) Петров И. В.

После издания приказа (пример составления мы демонстрировали выше), сотруднику возмещаются все подтвержденные затраты. 

В случае, если командировка отменяется по объективным причинам, например болезнь сотрудника или перенос назначенных рабочих встреч, то сотруднику необходимо написать докладную записку с указанием причины и подтверждающим документом. В случае оформления всех необходимых документов и выдачи аванса, руководителем оформляется приказ об отмене командировки и указывается срок в течение которого необходимо вернуть полученную сумму. С документом должен обязательно ознакомиться работник и подписать его. При нарушении срока возврата средств, сумма включается в облагаемый доход сотрудника и становится объектом подоходного налога.

Почему HR важно знать все об оформлении командировки?

В наше время профессия HR-менеджера подразумевает выполнение множества функций, в том числе и правильное оформление больничных и командировок. Особенно, если специалист по персоналу работает на государственном предприятии, он охватывает еще и функции кадровика.

В компаниях, которые не относятся к бюджетным организациям, уже давно борются с бюрократией и рутиной, автоматизируя HR-процессы. Напомним, что HRIS-система Hurma позволяет оформить командировку всего в один клик без потери времени на бумажную волокиту.