Штатное расписание: правила составления и утверждения + образец бланка
В этой статье мы подробно расскажем о том, зачем штатное расписание нужно компаниям, как его правильно составлять и, конечно, приведем пример заполненного бланка штатного расписания.
Штатное расписание – это документ, который включает в себя информацию о структуре предприятия, его кадровом составе и должностных окладах сотрудников. Штатное расписание необходимо для всех государственных и коммерческих предприятий, но несмотря на это очень многие компании пренебрегают его оформлением.
Зачем нужно штатное расписание
В штатном расписании содержится много полезной информации, которая удобно собрана в одном документе:
- Все должности, существующие в компании
- Прописана структура организации, в том числе зарплаты или тарифные разряды сотрудников
На основании этой информации руководители и менеджеры отдела кадров имеют возможность эффективно делать кадровые перестановки без риска трудовых споров. Помимо этого, штатное расписание помогает упростить пересчет зарплаты сотрудников.
Если штатное расписание в компании оформлено правильно, то оно помогает быстрее и эффективнее работать с другими документами, сверяться по нему и избегать ошибок.
Обязательно или нет?
Очень важен вопрос об обязательности штатного расписания. Рассмотрим, что говорит закон:
- Формулировка 3-го пункта статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины звучит следующим образом: “Предприятие самостоятельно устанавливает свою организационную структуру, устанавливает численность сотрудников и штатное расписание”.
С одной стороны, решение о наличии или отсутствии штатного расписания должна принимать компания, в соответствии со своими запросами. А с другой стороны, упоминание в ХКУ говорит о важности такого расписания.
Учитывайте то, что компании сами устанавливают систему начисления зарплат и бонусов; структуру и должности – это прописывается в коллективном договоре. Однако сопоставление должности с окладом указывается только в штатном расписании.
- Письмо Минтруда №162 однозначно настаивает на необходимости штатного расписания “для урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплаты труда”.
Таким образом, штатное расписание – это важный и обязательный документ для каждой компании. Его отсутствие может привести к административной ответственности, согласно с 1 частью статьи 41 Кодекса Украины об административных нарушениях: наложение штрафа от трех до десяти необлагаемых минимальных налогов граждан.
Правила составления штатного расписания
Штатное расписание оформляется исходя из внутренней структуры компании, различных документов, бюджета на зарплату сотрудников и т.д. Это значит, что штатные расписания разных компаний будут сильно отличаться. И даже у одной компании в течение года оно может измениться, например, из-за создания нового отдела, найма новых кандидатов, открытия должности.
Утверждается расписание в начале года приказом об утверждении. Срок действия штатного расписания – один календарный год.
Сложность составления штатного расписания, особенно для коммерческих компаний, состоит в том, что по правилам необходимо указывать унифицированные должности из официального перечня, а некоторые современные профессии там не указаны. Ниже мы разберемся с основным правилами составления штатного расписания для коммерческих и государственных организаций.
Наименование структурных подразделений и должностей
Для указания названий отделов нет никаких особых ограничений, но, как правило, одни делятся на две большие категории:
- Административный аппарат: руководители, бухгалтерия, отдел кадров
- Рабочий аппарат: все сотрудники или сотрудники по отделам, например, маркетинга, экспорта и т.д.
Что касается наименования должностей, дело обстоит сложнее. Каждая должность должна быть указана с номером, соответствующим должности в Классификаторе профессий. Этот же номер указывается в трудовых книжках сотрудников, поэтому важно, чтобы код из трудовой был таким же, как и код в штатном расписании.
Если должность сотрудника включает функциональные обязанности нескольких профессий, указанных в Классификаторе – нельзя объединять две должности в одну. В таких ситуациях следует прописать в документе обе должности и указать, что сотрудник их совмещает. Также не стоит забывать, что за совмещение работнику полагается надбавка. Обратите внимание, что это не касается двойных должностей, которые написаны в Классификаторе профессий через дефис, например, секретарь-машинистка.
Помимо прочего должны быть указаны:
- Все возможные на предприятии должности (как для штатных сотрудников, так и те, на которых можно совмещать или работать удаленно).
- Вакантные должности, поскольку на основе расписания формируются планы набора сотрудников и бюджет для этого.
Количество сотрудников и штатных единиц
В штатном расписании используется такое понятие, как “штатная единица”. Это относится не непосредственно к сотруднику, а к количеству его обязанностей. Например, если в графе штатная единица указано 0,5 — значит сотрудник работает неполный день или совмещает должности.
- Количество основных сотрудников рассчитывается исходя из сложности выполняемой работы и количества создаваемого продукта.
- Для расчета количества вспомогательных рабочих используются нормы обслуживания, которые зависят от размера помещений, количества техники и т.д.
Численность персонала зависит от структуры аппарата управления компании и нормативов численности, если такие имеются.
Установление окладов
Рассмотрение размера окладов стоит начать с коллективного договора, где должна быть прописана зарплатная вилка (минимальная и максимальная зарплата) для каждой должности. А вот точная сумма, которую получает каждый из сотрудников на своей должности, указывается именно в штатном расписании.
Зарплата сотрудников не должна быть меньше суммы, установленной государством, как минимальная заработная плата. При расчете важно также учитывать количество штатных единиц: если сотрудник работает на полставки – его ЗП должна быть не менее половины минимальной, а если на 1,5 ставки, то, соответственно, – 1,5 минимальной зарплаты. Обратите внимание, мы говорим о минимально допустимых размерах окладов сотрудников, а не о рекомендациях, касательно ЗП.
Некоторые категории сотрудников имеют право на доплаты и надбавки. Эта возможность и размер таких бонусов регулируются внутри компании.
Утверждение штатного расписания
Для того чтобы штатное расписание вступило в силу, его необходимо утвердить. Утверждается документ приказом руководителя. Для приказа нет предписанной формы, поэтому составляться он может в произвольной форме, но, конечно, с учетом стандартов оформления документации.
Что обязательно должно быть в приказе об утверждении штатного расписания:
- Название документа
- ФИО руководителя
- Дата, с которой расписание вступает в действие
- Дата подписания
Образец приказа об утверждении штатного расписания
Внесение изменений в штатное расписание
В штатное расписание могут быть внесены изменения в следующих случаях:
- Увольнение или найм сотрудников
- Изменение размера зарплаты
- Изменение названий должностей, переформирование отделов и другие изменения в условиях труда
Есть два способа изменить какую-либо информацию в штатном расписании:
- Создать и утвердить новое штатное расписание.
- Внести изменения в существующее расписание приказом.
Для того чтобы внести изменения, составляется соответствующий приказ, по форме аналогичный приказу об утверждении расписания, но в нем обязательно должны быть указаны причины внесения этих изменений.
Основания для внесения изменений:
- Оптимизация организационной структуры компании
- Реорганизация
- Изменение объемов работы
- Проведение мероприятий, направленных на улучшение работы компании или ее отделов
Количество изменений, которые можно внести в годовое штатное расписание не ограничивается.
Образец приказа про внесение изменений в штатное расписание
По какой форме составляется штатное расписание в 2019 году
Для предприятий, которые финансируются из бюджета существует две, утвержденные Минфином формы – обычна и типовая. Для коммерческих предприятий нет обязательной формы.
Официальные формы включают информацию о наименованиях и структурах должностей и отделов, количестве сотрудников, размере заработной платы и бюджете на оплату труда сотрудникам за месяц.
Несмотря на то что коммерческим предприятиям не обязательно использовать, предусмотренные законом формы, не стоит забывать, что штатное расписание является официальным документом, а значит должен как минимум соответствовать стандартам оформления документации.
Образец штатного расписания на 2019 год
Кто составляет штатное расписание
Нет никаких четких правил по поводу того, кто должен составлять штатное расписание в компании. Это зависит от структуры организации и наличия в ней разных отделов. Как правило, этим занимается отдел кадров и бухгалтерия, которые согласовывают расписание с руководителями других отделов, а затем, с директором. В небольших компаниях этим занимается один человек, чаще всего бухгалтер.
Оригинал документа остается в документах компании, а копии передаются в отдел кадров и бухгалтерию. При необходимости, руководители отделов получают необходимые им сводки из расписания.
Выводы
Оформление штатного расписания по всем правилам хоть и занимает много времени, но в то же время позволяет административным отделам компании в будущем это время сэкономить на других задачах. Например, при найме новых сотрудников и пересчете зарплаты.
Поскольку штатное расписание является официальным документом, стоит следовать правилам и не допускать ошибок при его составлении. А все документы, которые уже утратили силу (за прошлые годы) стоит хранить, как минимум 5 лет.
Формы для заполнения вы можете скачать здесь: