Смена фамилии в Украине: необходимые документы и процедуры в 2019
Каждый HR-специалист сталкивается с вопросами правильности заполнения документов. Особенно, если это касается юридических аспектов ведения документации, таких как смена фамилии сотрудника.
В каких же случаях меняют фамилию, как выглядит список необходимых документов для этой процедуры и нужно ли менять трудовую книжку? Команда Hurma System нашла ответы на эти и другие популярные вопросы от HR и сотрудников.
В каких случаях меняют фамилию?
Сменить фамилию в Украине имеет возможность каждый гражданин, возрастом от 16 лет. Какие могут быть причины:
- смена фамилии при замужестве или разводе;
- изменение фамилии при усыновлении;
- смена фамилии по собственному желанию.
Изменить фамилию можно в отделении регистрации актов гражданского состояния по месту прописки, предоставив такой список необходимых документов:
- заявление о смене фамилии;
- свидетельство о рождении;
- фото 3x4;
- чек об оплате государственной пошлины.
Если у вас есть такие документы, их также нужно предоставить:
- справка о предыдущих изменениях фамилии, имени или отчества заявителя и его родителей;
- свидетельство о заключении или расторжении брака;
- свидетельство о рождении несовершеннолетних детей.
Максимальный срок по принятию решения государственным органом составляет 12 недель. Срок может быть продлен до 24 недель (6 месяцев) или вы получите отказ, если в процессе будут обнаружены нарушения, такие как подача фальшивых документов, нахождение под следствием или в международном розыске, а также непогашенный срок судимости.
Во всех остальных случаях решение скорее будет положительным и вы можете в течение 3-х месяцев забрать справку.
Смена фамилии в различных документах при замужестве
Обязательно ли менять паспорт, ИНН, загранпаспорт при смене фамилии после свадьбы и что для этого необходимо? Давайте разбираться.
Паспорт
В любом случае изменения фамилии необходимо сменить паспорт. Это является обязательной процедурой в Украине. И хотя на первый взгляд кажется, что смена фамилии это долгое и утомительное занятие, на сегодня законодательно регламентирован порядок процедуры, список документов и сроки их подачи.
Перечень необходимых документов для замены паспорта
- заявление о выдаче нового паспорта;
- старый паспорт;
- свидетельство о регистрации брака;
- 2 фотографии 3x4;
- чек об оплате государственной пошлины.
Срок изменения фамилии после замужества составляет 1 месяц с даты заключения брака. Граждане Украины должны уложиться в этот срок, в другом случае, согласно ст. 197 Кодекса об административных правонарушениях, им грозит административный штраф от одного до трех необлагаемых минимумов доходов граждан. Также с недействительным паспортом они не могут осуществлять юридические операции: заключать договора, совершать банковские операции, оформлять доверенность и т.д.
Срок выдачи: от 1 до 4 недель.
ИНН
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) не меняется на протяжении жизни, он присваивается человеку раз и навсегда. Поэтому, при смене фамилии выдается ИНН с новой фамилией и старым номером. Порядок подачи документов мало чем отличается от замены паспорта:
- паспорт;
- старый ИНН;
- свидетельство о регистрации брака;
- специальный бланк (приобретается на месте).
Неподача заявления о смене документа влечет за собой административный штраф. Пока документ заменяют, при необходимости вы можете предоставить старый ИНН и документ, который подтверждает смену фамилии.
Срок выдачи: 2-3 недели.
Загранпаспорт
Изменять фамилию в загранпаспорте, в соответствии с действующим законодательством, также необходимо, поскольку загранпаспорт является удостоверением личности украинца за рубежом. Это означает, что изменения личных данных обязывают гражданина Украины сменить паспорт для выезда за рубеж.
- заявление;
- национальный паспорт;
- старый загранпаспорт;
- ксерокопия ИНН;
- свидетельство о регистрации брака;
- чек об оплате государственной пошлины.
Заменить загранпаспорт после вступления в брак необходимо в течение 1 месяца. Если эти сроки будут нарушены, Государственная миграционная служба признает старый загранпаспорт недействительным.
Срок выдачи загранпаспорта: до 1 месяца
Другие документы
Обязательными документами, которые нужно обновить после смены фамилии, являются:
- завещания;
- медицинские карты;
- страховки;
- депозитные банковские счета и дисконтные карты.
Нужно ли изменять фамилии в трудовой книжке
В Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников сказано, что изменять записи в трудовых книжках, такие как ФИО или дата рождения может собственник или работник отдела кадров по месту работы. Если владелец сменил личные данные, то нужно внести следующие изменения:
1. На титульном листе трудовой книжки необходимо зачеркнуть прежнюю фамилию работника одной чертой и записать рядом новую фамилию. Старая запись должна быть хорошо читабельна, поэтому штриховать ее, стирать или заклеивать нельзя.
2. На внутренней стороне обложки обычно ссылаются на документ, свидетельствующий о смене фамилии, с упоминанием органа, который его выдал и дату выдачи. Ссылка заверяется подписью руководителя или работника отдела кадров, также ставится печать.
Трудовая книжка работника может быть дополнена вкладышем. В этом случае фамилию следует также сменить на титульном листе вкладыша.
Помимо трудовой книжки, фамилию нужно изменить во всех документах, которые содержат персональные данные работника. Для этого ему необходимо написать заявление и прикрепить копии документов, удостоверяющих смену фамилии (справку о смене фамилии, свидетельство о браке или разводе).
Пример заявления о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников:
Прошу изменить в документах предприятия, содержащие персональные данные работников, мою фамилию «Иванова» на «Васильева» в связи с регистрацией брака.
К заявлению прилагаю:
1. Свидетельство о браке; серия; №; орган, который выдал; дата выдачи (копия).
2. Паспорт №; орган, который выдал; дата выдачи (копия).
3. Регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (копия).
В свою очередь, приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, не имеет типовой формы. Поэтому составлять его необходимо согласно с общими правилами оформления документов.
Пример приказа о смене фамилии сотрудника:
Приказ
«О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников»
Изменить фамилию Ивановой Анны Сергеевны, специалиста отдела маркетинга и рекламы, на фамилию Васильева в документах, содержащих персональные данные работников предприятия, в связи с регистрацией брака.
Основание:
1. Заявление Ивановой А.С. от 01.09.2019.
2. Свидетельство о браке; серия; №; орган, который выдал; дата выдачи (копия).
3. Паспорт №; орган, который выдал; дата выдачи (копия).
4. Регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (копия).
Почему HR-специалисту необходимо знать все об изменении фамилий в Украине
В наше время, профессия HR подразумевает обязанности, выходящие за рамки работы кадровика. Но наравне с функциями фасилитатора, ментора и мотиватора сотрудников, HR часто должен заниматься работой с документами. Поэтому, специалистам по персоналу необходимо понимать, как правильно заполняется та или иная документация.
В любом случае знать, как сменить фамилию в документах, если ваши сотрудники выходят замуж, разводятся или меняют фамилию по другим причинам, необходимо. Тогда делопроизводство в вашей компании всегда будет четко организовано, а вы сможете подсказать сотрудникам, как правильно и быстро решить все бюрократические вопросы, связанные с изменением фамилии.